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武漢天策會議案例
武漢天策會議
[湖北會議網]成功組織會議的基本要素

     組織會議是很有學問的一件事,會議可以開得富有成效、妙趣橫生,也可以開得死氣沉沉、毫無建樹,這取決于與會議組織者交流的方式。交流方式的差異使得會議的有效性大打折扣,而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。湖北會議網提醒您,記住這點對于組織好會議是至關重要的。

 就以男性與女性為例。總體而言,男性更容易在會議過程中插話。就本質而言,在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于,這些插話往往會擾亂了別人的思路,妨礙了有效交流,使得別人無法繼續發言。

并不是女性不善于插話,有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認為在會議上演講是件難為情的事情,更別指望他們會打斷別人的發言了———他們認為這是粗魯和不禮貌的,會給別人帶來不舒服的感覺。有些人則是因為地方口音太重,害怕被別人誤解而不敢發言。考慮這些因素,你就會明白許多很有見地的職員不能發表意見的原因了。

 意識到不同的人有著不同的交流方式,你就能夠更好地組織會議。在制訂會議計劃時,要注意以下三個方面:

 一、使每個人都有發言的機會會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規發言的時間。在會議召開前就應當將日程安排分發給與會者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個準備的機會,使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。

二、使每位與會者都負起責任讓每位與會者調整自己的交流方式,以提高會議的成效。要使那些不喜歡發言的人意識到,如果他們不發言,就沒有人知道他們的主意。同樣,要使那些喜歡發言和插話的人收斂一些,以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務是召開有效和成功的會議,但這并不意味著其他人就沒有責任。

 

三、將插話和跑題降到最低限度要找到降低插話和多人同時發言的有效辦法。有一家公司開會時,與會者總是不斷打斷別人的發言,最后,作為沒有辦法的辦法,他們決定,誰打斷別人的發言,就罰款25美元。這可是個聰明的主意,收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話,就得先把錢放進“罰款罐”中才能發言。由于性格和文化背景的不同,怎樣組織成功的會議并沒有標準答案。問題的關鍵是你必須注重策略,使得每次會議都取得成效,這樣才對得起你付出的時間和努力。

 
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